○尾花沢市職員旧姓使用取扱要綱
平成20年9月29日
告示第162号
(趣旨)
第1条 この要綱は、職員が婚姻、養子縁組その他の事由によって氏を改めた後も、引き続き婚姻前の戸籍上の氏(以下「旧姓」という。)を文書等に使用することに関し必要な事項を定めるものとする。
(旧姓を使用することができる文書等)
第2条 職員は、法律、条例等の規定に違反するおそれのない専ら職員間で使用している文書等で、職務遂行上又は事務処理上誤解若しくは混乱を招くおそれのないものにおいて旧姓を使用することができる。
2 旧姓を使用することができる文書等の基準及び旧姓を使用することができない文書等の基準は、別表に掲げるとおりとする。
(旧姓使用の承認申請等)
第3条 職員は、旧姓を使用しようとするときは、旧姓使用承認申請書(別記様式第1号)を所属長を経て総務課長に提出し、市長の承認を受けなければならない。
(中止届)
第4条 市長の承認を受けて旧姓を使用している職員が旧姓の使用を中止しようとするときは、旧姓使用中止届(別記様式第4号)を所属長を経て総務課長に提出しなければならない。
(責務)
第5条 所属長は、所属職員の旧姓の使用に関し適切な運用が図られるよう努めなければならない。
2 旧姓を使用する職員は、第3条第2項の規定により交付された旧姓使用承認書を常に携行し、旧姓を使用するに当たって、常に市民、職員等に誤解や混乱が生じないよう努めなければならない。
(管理)
第6条 総務課長は、旧姓使用者台帳(別記様式第5号)を備え、旧姓使用の適正な管理に努めなければならない。
(委任)
第7条 この要綱に定めるもののほか、旧姓の使用に関し必要な事項は、市長が別に定める。
附則
この要綱は、平成20年10月1日から施行する。
別表(第2条関係)
1 旧姓を使用することができる文書等の基準
基準 | 主な文書の例示 |
1 単に氏名が記載されたもの | ・名札 ・名刺 ・職員録 ・座席表 |
2 職員の権利や義務に関係する文書等で、職員の同一性の確認が容易にでき、旧姓使用を原因とする係争が起きるおそれのないもの | ・休暇簿 ・週休日の振替(半日勤務時間の割振変更)簿 ・代休日指定簿 ・週休日(休日)勤務命令並びに振替(代替)休日指定書 ・時間外勤務命令簿 ・育児休業承認請求書 ・育児休業計画書 ・養育状況変更届 ・部分育児休業承認請求書 ・退職勧奨申出書 ・退職勧奨受諾書 ・再任用希望申出書 ・再任用任期更新の同意書 ・職務専念義務の免除申請書 ・深夜勤務・時間外勤務制限請求書 ・育児又は介護の状況変更届 ・ボランティア活動計画書 |
3 専ら組織内部で使用している文書等で、容易に職員の同一性を確認できる内容のもの | ・伺書(起案文書) ・予算執行伺 ・検査調書 ・支出命令書 ・出勤簿 ・復命報告書 ・事務引継書 ・自動車使用伺 ・自動車事故報告書 ・自家用車登録台帳 ・自家用車公務使用承認伺票 ・事務分掌 ・人事異動内示 ・辞令書 ・職場での呼称 |
4 上記に掲げるもののほか、法令等に基づかない文書等で総務課長が認めるもの |
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2 旧姓を使用することができない文書等の基準
基準 | 主な文書の例示 |
1 職員の権利や義務に関係する文書等で、職員の同一性の確認ができなくなったり、旧姓使用を原因とする係争が起きるおそれのあるもの | ・共済組合関係文書(組合員証など) |
2 公権力の行使を伴うものなどで、職・氏名を明らかにする必要があるもの | ・身分証明書 ・徴税吏員証 ・現金領収書 |
3 行政処分、行政指導等に関する文書で発信者名が記載されるもの | ・文書等の発信者の氏名 |
4 給与や旅費の支給事務で、税金の源泉徴収や銀行口座の氏名などと整合性を図る必要があるもの | ・給与関係の届出、報告文書 ・支出命令書の請求者としての氏名及び印 |
5 法令等により認められないもの | ・給与の源泉徴収票 |
