○尾花沢市議会タブレット端末等の管理及び使用に関する規程
令和4年3月28日
議会訓令第1号
(趣旨)
第1条 この規程は、尾花沢市議会における効率的で迅速な議会運営、情報の共有、議会の活性化等、市民に開かれた議会の実現と更なる議会改革を推進するため、タブレット端末等の適正な管理及び運用に関し、必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程における用語の定義は、次に定めるところによる。
(1) タブレット端末等 タブレット型端末機及びタブレットケース、タッチペン及び充電器をいう。
(2) クラウド型文書共有会議システム 会議用アプリケーションソフトウェアとサーバーを一体化させた、主に会議の資料、通知文書等のデータを閲覧等を行うためのシステムをいう。
(3) 会議等 本会議、常任委員会、議会運営委員会、特別委員会、全員協議会及び各派代表者会議並びにその他議長が必要と認める会議をいう。
(4) 議員活動等 公務としての議員活動及び議会活動として市民に対する説明責任を果たすことができる活動をいう。
(タブレット端末等の管理)
第3条 タブレット端末等及びクラウド型文書共有会議システムは議会に帰属するものとし、議長において管理する。
2 議長は、タブレット端末等管理簿を整備し、適正に管理しなければならない。
3 議長は、タブレット端末等が返却されたときは、タブレット型端末機の初期化等を速やかに行うものとする。
4 議長は、第6条第1項の規定により事故等の連絡を受けた場合は、必要に応じて、当該タブレット型端末機の使用制限を行うものとする。
(タブレット端末等の貸与)
第4条 議長は、議員及びその他適当と認める者(以下「使用者」という。)が、効率的かつ効果的な議会運営、議員活動等を行うため、タブレット端末等を無償で貸与するものとする。
3 使用者は、その身分を失ったとき、タブレット端末等の使用権限がなくなったときは、速やかに使用者固有のデータを消去し、又はタブレット端末等を議長に返却しなければならない。
(アプリケーションソフト等の管理)
第5条 タブレット端末等にあらかじめ搭載されているアプリケーションソフト等の使用範囲は、原則として、第7条に規定するタブレット端末等の使用範囲内で使用することができるものとする。
2 アプリケーションソフト等の追加は、会議、議員活動等に必要なものに限定し、タブレット端末等の使用範囲に照らして、議会改革推進委員会において協議するものとする。
3 議長は、タブレット端末等にインストールされたアプリケーションソフト等について、情報セキュリティの確保その他タブレット型端末機の適正な管理を行うために必要があると認められる場合には、当該アプリケーションソフト等をアンインストールすることができる。
(事故等のあった場合の責任と対応措置)
第6条 使用者は、タブレット端末等の盗難及び紛失、破損等の事故が生じた場合、共有データ、個人情報の漏えい若しくはウイルス感染が生じた場合は、速やかに議長に届け出なければならない。
2 前項に規定する事故の責任は、当該使用者個人において誠実に対応するものとする。
3 使用者は、紛失又は破損により有償の措置が必要となったときは、修理等に要する費用の実費を負担しなければならない。ただし、議長が特別の事情があると認めるときは、この限りでない。
(タブレット端末等の使用)
第7条 使用者は、タブレット端末等を会議等において使用するほか、次の各号に掲げる事項において使用することができる。
(1) 議会活動における使用
ア クラウド型文書共有会議システムを利用しての情報の閲覧収集(会議に関する各種資料の取得)
イ インターネットを利用しての情報の閲覧収集
ウ 市政調査研究に資する情報の閲覧収集
エ オンラインによる会議等の参加
(2) 情報伝達における使用
ア 議員相互並びに議員と市議会事務局及び市との情報伝達
イ 災害時等の緊急情報伝達
ウ 各種通知、届出等
(3) 議員活動及び政務活動
(4) その他議長が必要と認める場合
(情報の管理)
第8条 使用者は、タブレット端末等を通じて取り扱う情報については、尾花沢市情報セキュリティポリシーに基づき、適切な管理を行うとともに、次に掲げる事項を遵守しなければならない。
(1) 個人情報並びに議会及び市において公開されていない情報を外部に公開してはならない。
(2) タブレット端末を介して取得した情報を第三者(タブレット端末の使用者を除く。)に譲渡してはならない。
(3) タブレット端末への個人情報を含む資料等の保存を、してはならない。
(遵守事項)
第9条 使用者は、タブレット端末等の使用に関し、次に掲げる事項を遵守しなければならない。
(1) 議会の品位を重んじた良識ある使用を心がけ、第7条に規定する目的以外で使用しないこと。
(2) タブレット端末等の使用に際し、善良な管理者の注意をもって適切に管理すること。
(3) 情報の受信及び発信を自己の責任において行うこと。
(4) データ等の紛失、毀損等の防止に努めること。
(5) タブレット端末及びクラウド型文書共有会議システムを使用するためのユーザーID及びパスコード(以下「ユーザーID等」という。)を適切に管理し、第三者に不正利用されないようにすること。
(6) 議会及び市の情報システムの保全措置に関し、積極的に協力し、誠実に対処すること。
(禁止事項)
第10条 使用者は、タブレット端末等を使用するときは、次に掲げる行為を行ってはならない。
(1) 使用者は、タブレット端末等を他人に貸与し、又は譲渡してはならない。
(2) タブレット端末の改造、交換及び動作環境の変更を行ってはならない。
(3) タブレット端末の性能、機能等を変更する行為をしてはならない。
(4) オペレーションシステム、クラウド型文書共有会議システムその他議長が指定したアプリケーション等の削除、アップデート又はバージョンアップを行ってはならない。
(5) ウイルス感染のおそれのある外部端末に接続をしてはならない。
(6) 著作権若しくは肖像権を侵害し、又は侵害するおそれのある使用をしてはならない。
(7) 撮影、録画等端末機の機能の使用を制限されている場所において、当該機能を使用してはならない。
(8) 他者の迷惑になる行為を行ってはならない。
(会議中における禁止事項)
第11条 使用者は、会議等でタブレット端末等を使用する場合は、当該会議等の目的以外で、次に掲げる使用をしてはならない。
(1) 電子メールの送信
(2) ソーシャルメディアへの投稿
(3) 議事の内容に関係のないウェブサイトの閲覧、アプリケーションの使用等
(4) 通話
(5) 当該会議等を録音し、又は撮影や録画を行うこと。
(6) 当該会議等における審議、審査中の情報を外部に発信すること。
(7) タブレット端末の操作音、電子音又は振動音を鳴動させること。
(8) その他、会議の運営上支障を及ぼすおそれがあると認められる行為
(9) 前各号に掲げるもののほか、会議に関係のない目的の使用
(違反行為に対する措置)
第12条 議長は、前2条の規定に違反したときは、当該使用者に注意を与えるものとする。この場合において、再度の注意によっても違反が改められない場合は、当該使用者へのタブレット端末等の使用の制限、又は貸与の取り消し、その他議会の規律を維持するために必要な措置を講ずるものとする。
(その他)
第13条 この規程に定めるもののほか、タブレット端末等、クラウド型文書共有会議システムの管理及び運用等に関することについては、議会改革推進委員会において協議し、必要に応じ執行部と調整を図るものとする。
(委任)
第14条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は議長が別に定める。
附則
この訓令は、公布の日から施行する。
