(趣旨)

第1条　この規程は、尾花沢市文書管理規程(平成31年訓令第8号。以下「規程」という。)第41条の規定に基づき、電子文書の取扱いに関して、必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程において使用する用語の定義は、規程第7条各号のとおりとする。

(電子文書の収受)

第3条　電子メール又はその他記録媒体によって受領した電子文書は、受領後速やかに、用紙に出力し、規程第14条に定める収受の手続により処理するものとする。ただし、電子メールにより受領した電子文書の収受日は、利用する電子メールシステムに当該電子文書が記録された日とする。

(電子メールによる文書の送付方法)

第4条　電子メールによる文書の発送は、電子メール本文に当該文書を添付することにより行うものとする。

(電子メールにより送付できる電子文書の範囲)

第5条　電子メールにより送付することができる電子文書は、規程第29条ただし書に規定する公印の押印を省略することができる文書及び次条に規定する対象機関等の了解を得た文書とする。

(電子メールにより送付できる対象機関等)

第6条　電子メールにより電子文書を送付することができる対象機関等は、本庁、出先機関及び電子メールにより電子文書を受領することについて了解を得た相手先とする。

(総合行政ネットワーク文書)

第7条　総合行政ネットワーク文書の収受及び発信は、総務課において行うものとする。

(電子決裁)

第8条　尾花沢市財務規則(平成17年規則第3号)に規定するものについては、必要に応じて電子情報処理組織による電子決裁を使用するものとする。

(電子掲示板の使用)

第9条　不特定多数の職員に対して周知する内容の電子文書は、グループウエアの電子掲示板を利用することができる。

(電子文書の廃棄)

第10条　規程第34条に定める保存年限の経過した電子文書を廃棄するときは、消去又は記録媒体の破壊等適切な方法により、他の者が再生できないよう確実に処理しなければならない。