(目的)

第1条　この規程は、尾花沢市における文書の管理について、必要な事項を定めることにより文書事務の適正、円滑な推進を図ることを目的とする。

(用語の定義)

第2条　この規程において、用語の定義は、次のとおりとする。

(公文書の種類)

第3条　公文書の種類は、次のとおりとする。

(事務処理の原則)

第4条　事務を処理するに当たっては、緊急を要する場合のほか、文書をもって行わなければならない。

(文書記述の原則)

第5条　文書を作成しようとするときは、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)により平易、簡素かつ明確に表現するように努めなければならない。

(文書取扱いの原則)

第6条　文書は、常に丁寧に取り扱うとともに、その受渡しを確実に行い、汚損が甚だしいときは、適宜の方法により補修し、常に文書の内容が明らかであるようにしておかなければならない。

(秘密保持の原則)

第7条　秘密文書は、特に細密な注意を払って取り扱い、部外の者の目に触れる場所に放置してはならない。

(文書の整理保管の原則)

第8条　文書は、出先機関の一部を除き、ファイリングシステムにより各課単位に内容及び性質により区分し、キャビネット等の該当するフォルダーに整理保管しなければならない。ただし、帳簿、台帳、図面等で、キャビネット等に収納することが不適当なものについては、この限りではない。

(文書主管課長)

第9条　総務課長は、文書の管理に関する事務を総括する。

(各課長)

第10条　各課長は、常に課内における文書事務の適正円滑な取扱いに留意するとともに、その促進に努めなければならない。

(ファイリング・マネージャー及びファイリング・クラーク)

第11条　文書を系統的に分類し、及び整理するため、課にファイリング・マネージャー及びファイリング・クラーク(以下「ファイリング・マネージャー等」という。)を置く。

(文書処理に必要な帳簿等)

第12条　文書の処理に要する帳簿、帳票及びゴム印(以下「帳簿等」という。)は、次のとおりとする。

(文書処理の年度)

第13条　文書の処理に関する年度は、別に定めるものを除くほか、すべて会計年度で処理しなければならない。ただし、条例等の公布、告示及び議案等暦年で処理されるものは、暦年で処理しなければならない。

(文書の収受)

第14条　市役所に到着した文書は、次条に定めるもののほか、総務課において封筒に尾花沢市受付印(別記様式第12号。以下「市受付印」という。)を押印し、主管課ごとに文書を整理し、文書連絡棚により主管課に配布する。

(特殊文書の収受)

第15条　次に掲げる親展、秘密、書留等の明示のある文書(以下「特殊文書」という。)を収受したときは、特殊文書収受簿(別記様式第8号)に差出人その他を記録の上課に配付し、受領印を徴さなければならない。

(郵便料金の未払又は不足の文書の処理)

第16条　本庁に到達した文書のうち郵便料金の未払又は不足のものがあるときは、官公庁から発せられたもの、そのほか総務課長が必要と認められるものに限り、その料金を支払い、収受することができる。

(勤務時間外の到達文書の収受)

第17条　尾花沢市職員の勤務時間、休暇等に関する条例(平成7年条例第4号)第3条及び第9条に掲げる勤務時間外に到達した文書は、業務委託を受けた日直員又は用務員が別に定めるところにより収受し、総務課長に引き継ぐものとする。

(配布を受けた文書の処理)

第18条　前条の規定により、主管課長は、配布を受けた文書を査閲し、自ら処理するもののほか係長に処理方針を指示票(別記様式第4号)により示し、速やかに処理させなければならない。ただし、簡易な文書については、指示票を省略することができる。

(文書の起案)

第19条　文書の起案は、伺書(別記様式第1号)又は工事等施行伺(別記様式第2号)を用いなければならない。ただし、起案用紙と同一の様式を用いる場合は、この限りではない。

第20条　文書の起案は、次に定めるところにより行わなければならない。

(決裁)

第21条　起案文書は、事務決裁規程の定めるところにより、決裁区分を明確にして必要な関係職員に回議し、当該事案に係る事務を主管する係長(係長以上の者が起案者となった場合は、その者の直属の上司)から順次直属の上司の決裁を受けなければならない。

(合議)

第22条　他の課の所管事務に関連する起案文書は、主管課の決裁を経て、関係課に合議しなければならない。

第23条　合議の必要のある事案で、関係課が多数かつ合議内容が複雑なものについては、前条の合議にかえて調整会議等であらかじめ関係課又は文書の写しを送付して意見を求めるなどして調整を行うことができる。

(特別な取扱いの方法)

第24条　起案文書には、事案の性質により「至急」、「秘」等の注意事項を朱書きすることによって表示し、機密を要する起案文書は、封筒に入れてその旨を表示しておかなければならない。

(起案文書持回り)

第25条　特に緊急又は機密を要する起案文書その他重要な起案文書で持回り決裁を受けようとするときは、起案文書の内容を説明し得る職員が当たらなければならない。

(議案書、条例及び法規文書等の処理方法)

第26条　市議会に提出する議案の原案、条例及びその他の法規文書等は、課で起案し、総務課長が別に定める日までに総務課長に回付しなければならない。

(文書の発信者名)

第27条　庁外へ発送する文書は、原則として市長名を用いるものとする。ただし、文書の性質又は内容により、専決権限を有する者の職名及び氏名を用いることができる。

(文書の記号及び番号)

第28条　文書には、次の各号により記号及び番号を付けなければならない。ただし、第3号に掲げる文書で起案の内容が軽易と認められるものにあっては、番号を省略し、号外で処理することができる。

(決裁文書の取扱い)

第29条　起案担当者は、決裁を終了した伺書に決裁年月日を記入しなければならない。

(公印)

第30条　起案担当者は、前条に規定する処理を完了したときは、尾花沢市公印規程(昭和36年規程第3号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。この場合において、文書が真正なものであることを証明するため、決裁済文書と割印しなければならない。ただし、次に掲げる文書については、公印及び割印の押印を省略することができる。

(庁外文書の発送)

第31条　文書の発送は、別に定めるもののほか、郵送、使送又は電送により行うものとする。この場合において、郵送については、原則として総務課において行うものとする。

(文書の保全)

第32条　文書は、常に整理し、紛失、火災及び盗難を防止する措置を講ずるとともに、重要なものについては、非常災害時に際し、必要な措置ができるようあらかじめ準備しておかなければならない。

(文書の整理)

第33条　職員は、常に事務環境の向上を旨とし、文書の整理、整頓に心掛け、机、キャビネット等の上に文書を放置してはならない。

第34条　職員は、常に未処理文書、未完結文書及び完結文書の把握並びに区分整理に留意しなければならない。

(文書の保管)

第35条　職員は、完結した文書については、執行を完結したことを記入及び確認し、次により整理した後、該当するキャビネット等に収納保管しなければならない。

(ファイル基準表の作成)

第36条　ファイリング・マネージャー等は、文書を系統的に整理保管するため、ファイル基準表を年度ごとに作成しなければならない。

(文書の保管期間)

第37条　文書は、完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算して、1年間は主管課において保管するものとする。ただし、第13条ただし書に規定するものについては、完結した日の属する年の翌年とする。

(文書の保存期間)

第38条　法令その他、別に保存期間について定めのあるものを除き、文書の保存期間は、次のとおりとする。

(文書の保存期間の起算)

第39条　文書の保存期間の起算は、第36条第1項の規定による。

(保存文書の引継ぎ)

第40条　第36条第1項の規定により各課において保管中の文書で、3年以上の保存を必要とするものにあっては、当該文書を保存期間別に文書保存箱に収納し、4月から5月末日までの間に総務課長に引き継がなければならない。ただし、常時使用する等、特別の理由により、引き続いて主管課において保管の必要がある文書においては、主管課において保管することができる。

(文書の保存)

第41条　総務課長は前条の規定により引継ぎを受けたときは、年度別、年別又は保存期間別に書庫に保存しなければならない。

(保存文書の貸出し又は閲覧)

第42条　執務のため、書庫内の保存文書の貸出しを受けようとする者又は閲覧しようとする者は、いかなる理由があっても、保存文書を切り取り、切り替え、書き込み、又は他の者に転貸してはならない。

(文書の廃棄及び保存期間の変更)

第43条　総務課長は、保存期間が経過した文書については、関係課長と合議し、毎年9月末日までに廃棄しなければならない。

第44条　主管課長は、年2回、特別整理日を設け、課内の文書を整理しなければならない。

(廃棄文書の処理)

第45条　廃棄を決定した文書のうち、秘密保存を必要とするもの又は他に使用のおそれのあるものは、関係職員立会いのもとに、焼却、裁断等の処置をとらなければならない。

(その他)

第46条　この規程に定めのない事項については、市長が別に定める。